Der Dokumententransport kann ebenfalls auf elektronischem Weg erfolgen. Das Workflow-Management eines Dokumentenmanagementsystems kann Dokumente aufgrund von bestimmten Parametern (Kategorie, Projektnummer, Kundennummer etc.) zu bestimmten Bearbeitern oder Gruppen im Unternehmen als auch externen Personen zuführen. Je nachdem wie und wann diese Personen die Dokumentenbearbeitung beenden erfolgen weitere Workflowschritte. Ein Workflow muss nicht als starres Gebilde verstanden werden, auch teilautomatisch oder komplett manuelle Workflows sind möglich und schaffen neben einer kürzeren Dokumentendurchlaufzeit Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte. Außerdem ist es möglich das Dokument im DMS zu finden, selbst wenn man nicht im Workflow beteiligt ist. Es wird nämlich nie das Dokument selbst herumgeschickt, sondern immer nur ein Link (eine Verknüpfung) unter der das Dokument im DMS erreichbar ist. So wird auf einer gemeinsamen Datenbasis gearbeitet und die Verteilerkopie fällt weg. Ferner ist das Dokument von Unbeteiligten während des Bearbeitungsprozesses leicht auffindbar, allerdings nur, wenn derjenige dazu berechtigt ist.
